О договорной практике

Сотрудникам Управления корпоративной безопасности по Волжскому региону

Об организации договорной практики в подразделениях корпоративной безопасности

Концепцией корпоративной безопасности Группы «НЕФТЬ», Типовым положением о региональном Управлении корпоративной безопасности, Положениями о конкретных региональных управлениях и отделах корпоративной безопасности регламентировано, что одним из основополагающих направлений деятельности по обеспечению экономической безопасности является экспертно-аналитическая работа с проектами договоров, предполагающая выявление финансовых, правовых и материальных рисков, возникающих при вступлении дочерних Обществ Компании в гражданско-правовые отношения со сторонними структурами, проверку надежности и платежеспособности фирм-контрагентов, а также подтверждение правомочности лиц, подписывающих договора со стороны партнеров по бизнесу.

Выявление и анализ указанных рисков, проверка надежности фирмы — контрагента на предмет ее объективной и субъективной способности в полном объеме выполнить взятые на себя договорные обязательства напрямую зависит от наличия у работника подразделения корпоративной безопасности необходимой документации и достоверной информации о ее финансово-хозяйственной деятельности, правовом статусе, занимаемом положении на рынке, состоянии расчетов с налоговыми органами и партнерами по бизнесу.

Результаты проведенных в 2008 году плановых комплексных проверок деятельности региональных управлений корпоративной безопасности свидетельствуют о наличии существенных недостатков в организации и обеспечении договорного процесса дочерних и зависимых Обществ ОАО «НЕФТЬ».

В частности, в ряде Обществ локальными нормативными актами не регламентирован объем правомочий и задач, порядок и виды представляемых проектов договоров, перечни прилагаемых к ним документов, необходимых подразделению корпоративной безопасности для проведения всестороннего анализа и вынесения заключения о надежности контрагента.

В связи с не представлением в подразделение корпоративной безопасности ряда необходимых документов и отсутствием у последних расширенных информационно-поисковых баз данных по коммерческим структурам, финансовое состояние фирм-контрагентов не оценивается в полном объеме, что приводит к существенному увеличению экономических рисков для дочерних и зависимых Обществ ОАО «НЕФТЬ».

При подобных обстоятельствах существенно затрудняется работа по выявлению и отводу от заключения контрактов с «подставными» и мошенническими коммерческими структурами.

Подобным образом затруднена, а в большинстве случаев не проводится углубленная проверка правомочности лиц, подписывающих договора со стороны контрагентов.

Выявленные первичные признаки, указывающие на возможную причастность предполагаемого партнера по бизнесу к «подставной» структуре не всегда перепроверяются и дополняются другими материалами, направленными на подтверждение или опровержение первоначально полученной информации, ровно как и не принимаются дополнительные меры по минимизации правовых и финансовых рисков (например, получение нотариально заверенных копий договоров об аренде контрагентом помещений по офис предприятия и установление их фактического местонахождения), требование представления нотариально заверенных копий банковских карточек с образцами подписей руководителей фирм-контрагентов, сбор информации об их местах жительства и данных о фактической коммерческой деятельности и т.п.).

Отсутствие в ряде случаев у работника, занимающегося договорной практикой доступа к таким внутренним информационным базам данных как реестр договоров, данным инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности предприятия, результатам претензионно-исковой работы и др. не позволяет своевременно выявлять фирмы-дебиторы, недобросовестных и ненадежных партнеров.

На основании изложенного и в целях дальнейшего совершенствования работы по обеспечению договорного процесса в дочерних и зависимых Обществах ОАО «НЕФТЬ» необходимо:

1. Предпринять меры к закреплению в локальных нормативных актах

Обществ требования об обязательном согласовании (визировании) всех

проектов договоров и дополнительных соглашений, за исключением

контрактов с ОАО «НЕФТЬ» и его дочерними предприятиями, в

подразделениях корпоративной безопасности на предмет проверки

надежности, платежеспособности, правомочности лиц, подписывающих

договор со стороны контрагента, а также контроля за условиями расчетов и

соблюдением конфиденциальности.

2. Проводить всестороннюю оценку надежности партнера на предмет

его финансовой устойчивости и способности в полном объеме выполнить

договорные обязательства, а также выявлять правовые, финансовые и

материальные риски при заключении договоров с фирмами-контрагентами и вырабатывать рекомендаций структурным подразделениям-инициаторам договоров по их минимизации.

3. Осуществлять обязательную углубленную проверку правомочности

лиц, подписывающих договора со стороны контрагентов. При выявлении

признаков возможной фальсификации подписи должностного лица,

дополнительно затребовать нотариально заверенные копии банковских

карточек с образцами подписей и ксерокопии документов, удостоверяющих

их личность.

4. Проводить постоянный мониторинг фирм-дебиторов Обществ, при

повторном заключения такими фирмами-контрагентами контрактов с

дочерними предприятиями ОАО «НЕФТЬ» принимать меры к погашению

ими имеющейся задолженности.

5. С учетом особенностей местонахождения подразделений

корпоративной безопасности и ограниченности доступа к централизованным

информационным ресурсам, а также принимая во внимание изложенные

рекомендации ДКБ о возможных каналах получения информации о

коммерческих структурах, имеющихся информационных массивах, порядке

и требованиям к формированию собственных информационно-поисковых баз

данных, руководителям УКБ организовать для своих сотрудников, занимающихся договорной практикой, доступ к базам данных

по коммерческим структурам регионов Российской Федерации, локальным

базам данных отдельных предприятий ОАО «НЕФТЬ», а также обеспечить

накопление собственных информационных массивов, в соответствии с

требованиями российского законодательства и Департамента корпоративной

безопасности.

О принятых мерах проинформировать УКБ по Волжскому региону до 15 ноября 2008 г.

Начальник Управления корпоративной безопасности Иванов

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *