Документация. Управление документацией

7.4.1 Управление документацией в области ПБ и ОТ является составной частью системы организации документооборота Общества, которая действует на основании приказа КОМПАНИИ.

7.4.2 Требования к ведению и регистрации данных по вопросам ПБ и ОТ регламентируются стандартом компании.

Управление документацией Системы управления включает:

• наличие информации о ее местоположении;

• периодический анализ ее адекватности, а также, при необходимости, пересмотр и утверждение уполномоченными должностными лицами;

• обеспечение наличия необходимого количества контролируемых (см. ниже) копий документов (их актуализированных версий) и данных в необходимом количестве и в необходимых местах (или у необходимых адресатов) в целях эффективного функционирования Системы управления;

• управление устаревшими документами и данными в целях предотвращения их непреднамеренного использования;

• управление архивными документами и данными, с осуществлением соответствующей идентификации.

7.4.3 Управление документацией – ее внедрение, учет и контроль –организовано в Обществе в соответствие с требованиями «Инструкции по документационному обеспечению управленческой деятельности в Обществе.

7.4.4 Ответственность за организацию документооборота Системы управления Общества несут: в ЦА – ответственный инженер по охране труда, в филиалах – инженеры подразделений курирующих вопросы промышленной безопасности и охраны труда; в структурных подразделениях –инженеры по охране труда.

7.4.5 Координацию работ по управлению документацией Системы управления осуществляют: в ЦАУ – начальник Группы промышленной безопасности, охраны труда; в филиалах – начальники подразделений курирующих вопросы промышленной безопасности и охраны труда; в структурных подразделениях – главные инженера подразделений.

7.4.6 Документация Системы управления подразделяется на внутреннюю и внешнюю.

Под внутренней документацией Системы управления понимаются локальные документы Общества по вопросам обеспечения промышленной безопасности и охраны труда.

Внешняя документация Системы управления участвует в документообороте по вопросам обеспечения промышленной безопасности и охраны труда между Обществом и внешними заинтересованными сторонами, включая федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации и их территориальные подразделения, сторонние организации и физические лица.

7.4.7 Внутренние документы Общества, регламентирующие вопросы обеспечения промышленной безопасности и охраны труда, подлежат анализу службой ПБ и ОТ Общества (внутренние документы филиалов – ПБ и ОТ) на соответствие требованиям настоящего Руководства, OHSAS 18001, а также действующего законодательства Российской Федерации и определяются как “контролируемые документы”. Перечень контролируемых копий внутренней документации Системы управления устанавливается: в аппарате управления Общества – Службой промышленной безопасности и охраны труда Общества, в филиалах – службами промышленной безопасности и охраны труда филиалов.

Внутренняя документация Системы управления состоит из 5 уровней:

• Политика – описывает стратегические цели и задачи Общества в области промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды;

• Руководство – описывает организационную структуру, основные элементы и принципы функционирования Системы управления;

• процедуры Системы управления – детально регламентированы в стандартах организации, локальных нормативно-методических документах и инструкциях, определяющих порядок выполнения отдельных операций, требования к средствам их выполнения, квалификации персонала и ответственным лицам;

• программы и планы – содержат сведения о планируемых к внедрению мероприятиях, сроках, необходимых ресурсах, ответственных исполнителях, целевых показателях; отчеты – содержат аналитическую информацию о состоянии промышленной безопасности и охраны труда;

• первичные документы (записи) – осуществляются с целью документального контроля действий, предусмотренных законодательными требованиями, а также требованиями процедур, положений и рабочих инструкций.

7.4.8 Внешняя документация включает:

• Федеральные законы Российской Федерации, приказы, постановления Правительства Российской Федерации, законы субъектов Российской Федерации;

• нормативные и распорядительные документы федеральных органов исполнительной власти и их территориальных подразделений;

• стандарты (межгосударственные и национальные), технические регламенты;

• технические условия на продукцию, сырье и материалы;

• договоры (контракты) со сторонними организациями и документы о закупках;

• акты-предписания по результатам проверок со стороны государственных надзорных органов;

• иски, рекламации, претензии по вопросам промышленной безопасности и охраны труда;

• иные документы от сторонних организаций и физических лиц.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *