Информационная деятельность
Информационная деятельность присуща любому подразделению корпоративной безопасности и призвана обеспечить возможность накопления и анализа полученной информации.
Для этого целесообразно для выполнения этой работы выделить отдельного специалиста, который также может на основе полученных документов готовить отчеты о проделанной работе, на основе анализа выявлять тенденции, строить прогнозы и составлять планы работы подразделения.
Информационная деятельность не терпит суеты и спонтанности. Для удобства работы с информацией ее целесообразно хранить в базах данных, что возможно, если информация соответствующим образом структурирована, т.е. разложена «по полочкам».
Вот эти «полочки» нужно определить на этапе создания базы данных, чтобы в дальнейшем уже не менять структуру данных.
Применительно к подразделению корпоративной безопасности нефтяной компании можно структурировать информацию по:
— дате
— месту
— обслуживаемым объектам
— сегментам бизнеса (производство нефтепродуктов, их транспортировка, хранение, оптовая реализация, розничная реализация)
— подразделениям корпоративной безопасности
— сотрудникам подразделений
— лицам, причастным к событиям и фактам
и т.д.
Таким образом «препарированная» информация очень удобна для последующего анализа, для составления различных отчетов и обобщенных справок. При этом потребителям информации нет необходимости просматривать множество документов, достаточно сформировать соответствующий запрос.
Например, из базы данных можно получить сведения о всех фактах выявленных хищений нефтепродуктов на этапе перевозки автомобильным транспортом на определенной территории за указанный период времени, или результатах работы конкретного специалиста. И такие сведения можно получить мгновенно.
Также легко выявлять тенденции различных процессов и т.д.
К сожалению, информационная деятельность многими руководителями подразделений корпоративной безопасности понимается как процесс накопления информации в первозданном виде. Такой подход к работе с информацией в корне не верен, т.к. не исключает субъективные ошибки исполнителей, неточности в отчетах и оценках. А это, в свою очередь, не позволяет правильно выделить главное, запланировать неэффективные мероприятия, т.е. организовать работу персонала на неактуальных направлениях.
И еще.
Специалист-информационщик должен иметь доступ ко всей информации, которая получена подразделением.