Расчеты с контрагентами

14. Расчеты с контрагентами

14.1. Анализ закрытие и сверка кредиторской задолженности

(в том числе расчеты по претензиям)

 

Процесс расчетов с дебиторами и кредиторами включает в себя сверку расчетов с покупателями и продавцами, оформление актов сверки, ведение учета дебиторской и кредиторской задолженности, а также проведение анализа просроченной и сомнительной задолженности.

Акты сверки по поставщикам.

Акт сверки оформляется:

— при завершении расчетов по договору,

— ежегодно по всем действующим и пролонгированным договорам,

— по запросам клиентов (покупателей).

Акт сверки оформляется автоматизированным способом: из базы данных по клиентам в разрезе договоров. Поступившие данные анализируются, при выявлении у поставщика одновременно просроченной дебиторской задолженности и переплаты по договорам он информируется об этом, затем оформляется акт сверки.

Если сам Клиент оформил и прислал акт сверки, акт верен и удовлетворяет всем требованиям Общества, то он подписывается руководителями и передается в бухгалтерию.

Сформированный акт сверки предварительно согласовывается (в некоторых случаях необязательно) с Клиентом, после чего оформленный и подписанный руководителями акт сверки отправляется почтовым сообщением Клиенту. После получения от Клиента подписанного акта, он остается на хранении в финансовом управлении Общества. При наличии разногласий проводится их анализ, если разногласия не обоснованы об этом информируется Клиент, если обоснованы – высылаются недостающие документы (т.е.сч/фак), при этом акт подписывается с разногласиями.

Далее проводится анализ возникновения кредиторской и просроченной дебиторской задолженности, выявление возможности взыскания задолженности.

Если задолженность не превысила срока исковой давности, возможна к взысканию, оформляется служебная записка на разрешение начать дело по предъявлению претензии покупателю и передается в коммерческую службу и договорно-правовое управление. При выявлении задолженности со сроком свыше 3-х лет, а также невозможной к взысканию, совместно финансовым управлением, бухгалтерией и договорно-правовым управлением осуществляется работа по списанию данной задолженности. Сначала оформляется служебная записка по списанию задолженности для рассмотрения на комиссии по списанию непроизводительных расходов.

Расчеты по претензиям с поставщиками.

Работу по претензиям проводит договорно-правовое управление.

Расчеты по взаимозачетам.

Акты взаимозачетов оформляются на основании акцептованного счета Поставщика и наличии встречной задолженности за поставку нефтепродуктов, услуг (вкл. провозные платежи, страховые суммы и т.п.) и прочей дебиторской задолженностью или соглашения о переводе долга. После оформления акта взаимозачета (с перечислением всех №№ счетов-фактур), с приложенным и подписанным актом сверки, акт проводится как оплата в АРМ «ФИНАНСЫ» и оригинал передается в бухгалтерию для проведения взаимозачета и отражения в МинФинЕ.

 

 

14.2. Анализ закрытие и сверка дебиторской задолженности

(в том числе расчеты по претензиям)

 

Процесс расчетов с дебиторами и кредиторами включает в себя сверку расчетов с покупателями, оформление актов сверки, ведение учета дебиторской и кредиторской задолженности, а также проведение анализа просроченной и сомнительной задолженности, проведение работы с Покупателями по исполнению бюджета финансов, проведение взаимозачетов, подготовку необходимых документов для комиссии по списанию непроизводительных расходов, подготовку совместно с договорно-правовым управлением документов по претензиям для подачи дел в суд.

Акты сверки.

Акт сверки оформляется:

при завершении расчетов по договору,

ежегодно по всем действующим и пролонгированным договорам,

по запросам клиентов (покупателей),

1 раз в месяц и 1 раз в квартал по предприятиям группы «Продажа нефтепродуктов».

Акт сверки оформляется по Клиентам в разрезе договоров. Данные анализируются, при выявлении у покупателя одновременно просроченной дебиторской задолженности и переплаты по договорам он информируется об этом, по возможности проводится взаимозачет, затем оформляется акт сверки.

Если сам Клиент оформил и прислал акт сверки, акт верен и удовлетворяет всем требованиям финансового и бухгалтерского учета Общества, то он подписывается руководителями и хранится в финансовом управлении.

Сформированный акт сверки предварительно согласовывается с Клиентом, после чего оформленный и подписанный руководителями Общества акт сверки отправляется почтовым сообщением Клиенту. При наличии разногласий проводится их анализ, если разногласия не обоснованы об этом информируется Клиент, если обоснованы – оформляется служебная записка на устранение разногласий, при этом акт подписывается с разногласиями.

На основании данных по отгрузке и оплате н/продуктов, услуг и пр. формируется ряд отчетов по дебиторской и кредиторской задолженности.

Далее проводится анализ причин возникновения кредиторской и просроченной дебиторской задолженности, выявление возможности взыскания задолженности.

Если задолженность не превысила срока исковой давности, возможна к взысканию, оформляется служебная записка в договорно-правовое управление на разрешение начать дело по предъявлению претензии покупателю.

При выявлении задолженности со сроком свыше 3-х лет, а также невозможной к взысканию, совместно финансовым управлением, коммерческой службой, бухгалтерией и договорно-правовым управлением подбираются все материалы и передаются для рассмотрения в комиссию по непроизводительных расходов, которая принимает решение о списании задолженности .

Расчеты по взаимозачетам.

При наличии встречной задолженности за поставку нефтепродуктов, услуг (вкл. провозные платежи, страховые суммы и т.п.) и прочей дебиторской задолженности или соглашения о переводе долга оформляются акты взаимозачетов. После оформления акта взаимозачета он регистрируется в базе ФИНАНСЫ и оригинал передается в бухгалтерию для отражения в МинФин.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *