Оборот денежных средств

13. Оборот денежных средств

13.1 Банк

Функции Бухгалтера:

Специалист по банку осуществляет разноску выписки в МинФин на бухгалтерский счет 5100 «Расчетный счет.

В настоящий момент в ОАО «Продажа нефтепродуктов» открыты 4 расчетных счета, основной поток платежей идет через счет в банке.

Исходящие платежи при регистрации в МинФин привязываются непосредственно к счетам-фактурам поставщиков.

Входящие платежи регистрируются только со ссылкой на контрагента, в конце месяца, когда сформирована база по выставленным счетам фактурам, информация закачивается в МинФин, при этом каждая оплата привязывается к счету фактуре покупателя.

В филиалах открыты расчетных счета и филиалы сами обрабатывают выписки и регистрируют в собственных МинФин операции по расчетному счету.

В Отделе финансовых расчетов ведется регистрация входящих платежей от клиентов в АРМ «Финансы».

13.1.1 Приход денежных средств в банк

Ежедневно в базу данных «Финансы» вносится информация по поступившим платежам (на основании выписки и платежных документов).

Оплата по взаимозачету регистрируются на основании акта взаимозачета с указанием номера счета-фактуры.

Оплата векселем регистрируется на основании акта приема-передачи (в базе данных отражается как оплата векселем).

Оплата через кассу (прочая реализация и может быть оплата за нефтепродукты) – в конце месяца бухгалтерия готовит справку о поступивших в кассу денежных средствах с разбивкой по приходным ордерам, на основании этой справки в «Финансы» вносится информация.

Возврат денежных средств клиенту отражается как сторно в БД «Финансы», на основании акта-сверки.

В конце месяца происходит выравнивание между базой оплат в «Финансах» и базой, содержащей выставленные счета фактуры ( по основной и прочей реализации).

Автоматически происходит выравнивание:

1. Сначала по договорам

2. Внутри договора позиции оплат и счетов –фактур выравниваются по дате (FIFO)

После завершения автоматического выравнивания, вручную производятся следующие операции:

1. Если в платежном поручении указан конкретный счет-фактура, то оплата переносится на этот счет-фактуру.

2. Оплата Векселем (на конкретный счет-фактуру)

3. Взаимозачеты (на конкретный счет-фактуру)

4. Переуступка права собственности.

5. Перенос оплаты с договора на договор (по письму клиента)

6. На основании приказа руководства отражается списание сумм по сомнительным долгам на финансовый результат.

После выверки все данных выравнивания и ручной корректировки – информация об оплатах и выставленных счетах- фактурах с уже выравненными позициями перекачивается в МинФин. Повторного выравнивания в МинФин не производится.

Отражение движения денежных средств между ЦА и филиалом.

В текущей ситуации, филиал перечисляет со своего счета выручку общей суммой на расчетный счет НПО, в базе «Финансы» эти средства ежедневно регистрируются одной суммой на клиента Филиал, без разбивки по покупателям Филиала. Таким же образом отражается отгрузка с Филиала.

Оплаты от клиентов Филиала так же как и отгрузка ( отражение реализации) регистрируются непосредственно в информационных системах Филиала, а в Центральный Аппарат направляется сводная информация в виде отчетов по оплате и отгрузке.

Ежедневно готовится оперативная справка о поступлении денежных средств (с нарастающим итогом за месяц) для предоставления руководству НПО.

13.1.2 Расход денежных средств со счета в банке

Формирование исходящих платежей производится в отделе финансовых расчетов.

В настоящий момент в ООО «Продажа нефтепродуктов» использует 3 системы клиент-Банк, которые установлены для соответствующих банков:

1. ФКБ «Коммерческий банк — 1»

2. Сбербанк РФ

3. «Коммерческий банк — 2»

 

По расчетным счетам, открытым НПО в этих банках ведется основной поток расчетов с клиентами, поставщиками, налоговыми органами.

Формирование платежных документов может осуществляется на основе первичных документов от поставщиков ( счетов, счетов-фактур и т.д), на основе расчетов с МПС по справке и на основе заявок (служебных записок) от различных служб НПО.

Все документы проходят анализ и сверку на предмет соответствия с бюджетом НПО по статьям затрат.

После формирования платежных поручений в системе клиент-Банк и присвоения № ПП происходит формирование отчета о планируемых платежах в разрезах статей затрат, в который ещё включается и сумма остатков д/с на расчетном счете. Данный отчет визируется у начальника финансового управления , который в свою очередь, определяет очередность платежей в зависимости от остатка д/с в банке и срочности того или иного платежа по согласованию с вышестоящим руководством..

Неоплаченные платежные поручения переносятся на следующий день.

С помощью механизма «Клиент- Банк» платежные поручения передаются в банк для оплаты.

Связи с программой МинФин не предусмотрено.

 

Филиалы:

Филиалы имеют собственные расчетные счета, с которых (в пределах сметы, утвержденной руководством НПО) осуществляют оплату расходов по хозяйственной деятельности, заработной плате и налогам. Филиалы производят непосредственную обработку выписки своих счетов.

 

13.1.3 Продажа валютной выручки

При поступлении валютной выручки по контракту купли-продажи нефтепродуктов на экспорт производятся следующие операции работником финансового управления:

оформляется и направляется заявление в Банк на обязательную продажу полученной на счет Общества валюты,

по оставшейся на счете части валюты, после осуществления обязательной продажи, может производиться свободная продажа с оформлением платежного поручения, либо договора купли-продажи валюты (с Банком);

При поступлении валюты по договору комиссии, если Общество комиссионер, оформляется платежное поручение на перечисление комитенту, за вычетом комиссионного вознаграждения (по условиям договора).

13.2 Касса

При выполнении функций, связанных с учетом денежных средств, бухгалтер руководствуется «Порядком ведения кассовых операций в РФ» за № 40 от 22.09.93 г.

Прием наличных денежных средств оформляется приходным кассовым ордером по форме № КО-1 по следующим основным направлениям: снятие с расчетного счета по чековой книжке, прием оставшейся задолженности от подотчетного лица, получение выручки и прочие.

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия производится по Расходно-кассовому ордеру по форме КО-2 с учетом следующих приложений: платежные ведомости, командировочное удостоверение, служебные записки на приобретение за наличный расчет ТМЦ, хозяйственные нужды, представительские расходы, выдача материальной помощи и т.д.

Учет денежных документов (путевки) осуществляется в Книге учета по поступлению и выдаче путевок по форме № 13ФСС . Оприходование производится по поступлению путевки по накладной и счету.

После проведения приходно-расходных операций в течение дня выводится остаток по кассе на конец дня. Данные остатка сравниваются с установленным банком лимитом денежных средств в кассе предприятия. В случае превышения суммы остатка по кассе установленному лимиту сумма превышения вносится в банк. Если превышение не установлено, распечатывается и подписывается вкладной лист кассовой книги и отчет кассира за текущий день.

Оборотная ведомость по счету 5001 формируется в МинФин ЦА ООО «Продажа нефтепродуктов» 15-17 числа месяца следующего за отчетным. Далее происходит процесс сверки оборотов по 50 счету и корреспондирующих с ним счетов в «МинФинЕ» и последующая корректировка в случае некорректных операций.

На счете 0060 ведется учет бланков строгой отчетности.

Филиалы

В настоящий момент нельзя определенно сказать, как будут отражаться операции по кассам филиалов – в МинФин Филиала, или в МинФин центрального аппарата. Сейчас в МинФин ООО «Продажа нефтепродуктов» отражаются только операции по центральному аппарату, АЗС и нефтебазы сданы в аренду.

 

13.3 Расчеты с персоналом

Процесс учета расчетов с подотчетными лицами заключается в следующем:

Первоначально сотрудник получает в кассе денежные средства на подотчет на две основные цели: командировочные расходы и для хозяйственных нужд. В течение 3-х дней по окончании срока командировки или выполнения функций, связанных с общехозяйственными расходами сотрудник обязан составить авансовый отчет по установленной форме с приложением подтверждающих документов и предоставить его на рассмотрение в отдел по учету имущества и затрат.

C начала производится проверка правильности оформления авансового отчета, полнота подтверждения понесенных расходов первичными документами, целевое использование подотчетных сумм.

Учет расчетов осуществляется в программе МинФин по разделам

— «Касса и расчеты с подотчетными лицами»;

— «Обработка авансовых отчетов»;

— «Книга учета по счету 71;

 

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется по двум счетам:

71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» ( рублевый )

71.02 «Расчеты с подотчетными лицами» ( валютный ).

 

По счетам ведется аналитика

1 уровень «Подразделение»

2 уровень «Подотчетные лица».

 

Кредит 71 счета может корреспондировать с Дебетом счетов:

-10 (материалы);

-08(Покупка ОС);

-08(по объектам строительства);

-07(оборудование);

-26(общехозяйственные расходы);

-44(расходы на продажу);

-15 (Заготовление и приобретение материалов);

-97(расходы будущих периодов);

-91(внереализационные расходы).

 

Дт19 Кт71 – Отражение предъявленного НДС при поступлении ТМЦ или расходов, связанных с вложением во внеоборотные активы.

Дт10 Кт71 – Отражение стоимости материально-производственных запасов и расходов, связанных с их приобретением при оплате за наличный расчет.

Дт70 Кт71 – Отражение удержания остатка неиспользованной подотчетной суммы из заработной платы

Дт50 Кт 71 – Отражение внесения остатка неиспользованной подотчетной суммы в кассу.

 

Ежемесячно подаются сведения в расчетную группу по заработной плате по суммам превышения расходов для налогообложения. Ежемесячно составляются налоговые регистры для налогового отдела на основании аналитики МинФинА

13.4 Векселя

1. Прием векселей в счет оплаты нефтепродуктов.

ООО «Продажа нефтепродуктов» принимает от сторонних организаций векселя банков ( Сбербан, Промстройбанк) в счет оплаты за нефтепродукты.

В момент получения векселя от Клиента, формируется акт приема-передачи ( см. приложение), который содержит все необходимые реквизиты ( дата выпуска, номер, номинал векселя, НДС и т.д).

По согласованию с отделом «Маркетинга и реализации нефтепродуктов» ( согласование необходимо для того, чтобы указанный в акте продукт действительно присутствовал на складе и мог быть отгружен клиенту) данный акт приема – передачи подписывается с двух сторон – клиентом и руководством НПО.

Информация о полученном векселе регистрируется в АРМ «Финансы» аналогично оплате от клиента с указанием всех необходимых реквизитов и привязывается к клиенту и договору. Одновременно информация заносится в реестр векселей, который ведется вручную в Excel.

2. Предъявление векселей в банк.

Для предъявления векселя в банк — готовиться акт приема-передачи в банк. После подписания акта, информация регистрируется в реестре в Excel.

На следующий день, на расчетный счет ООО «Продажа нефтепродуктов» поступают денежные средства за предъявленный банку вексель.

3. Расчеты векселями с поставщиками и подрядчиками. По согласованию с поставщиками, НПО может расплатиться за оказанные услуги и работы векселями. Процедура аналогична предъявлению векселя в банк, но в данном случае векселем закрывается кредиторская задолженность Нпо перед третьими лицами.

4. Продажа векселей. Данная операция имела место в НПО в момент продажи векселей дочерним предприятиям.

5. Покупка векселей в банке. Банк оформляет договор на продажу векселей предприятию, с расчетного счета НПО перечисляется сумма, указанная в договоре (плюс стоимость бланков), оформляется акт приема-передачи векселя, на основании которого отражается информация о получении векселя в реестре (Excel).

Таким образом, в системе «Финансы» ведется полномасштабный учет только входящих векселей, чтобы иметь информацию о наличии векселей в НПО, дополнительно ведется реестр векселей в Excel.

В течение месяца в бухгалтерию поступают векселя и акты приема-передачи векселей. Документы регистрируются в МинФин.

При оплате клиентом нефтепродуктов векселем в МинФин регистрируется проводка:

Дт 58 ( аналитика:Банк, номер векселя) Кт 62 ( клиент/ N сч.факт/договор/вид продукции).

При предъявлении векселя в банк, на основании акта приема –передачи отражается проводка в МинФин:

Дт 9122 Кт 58

При оплате поставщикам работ и услуг векселем, на основании акта приема-передачи и счета-фактуры в МинФин регистрируется проводка:

Дт 9122 Кт 58

Дт 60 Кт 9112

13.5 Учет финансовых вложений.

Учет ЦБ

В собственности ОАО находятся акции нескольких предприятий. Финансовая служба отражает в бухгалтерском учете возможный расход денежных средств со счета в банке на покупку ценных бумаг, выполняя проводку Дт76 Кт51.

Отдел бухгалтерского учета и контроля получает документы :

– договор на покупку ЦБ;

– передаточное распоряжение, уведомление;

– выписки из реестра акционеров, из депозитария и другие документы, подтверждающие переход права собственности на ЦБ.

На основании этих документов, копий платежных документов и служебной записки на перечисление средств Отдел проводит учет ценных бумаг, выполняя проводку Дт5802 Кт76.

В случае приобретения ценных бумаг в результате расчетов с покупателями в не денежной форме Отдел по учету имущества может делать проводки

Дт5802 Кт76.

Дт 76 Кт 62

Аналитика счета 5802:

– класс вложений;

– вид вложений;

– предприятие;

– номер договора;

– вид расчетов;

– дата исполнения

 

 

Контроль вложений в ценные бумаги

Отдел бухгалтерского учета и контроля осуществляет контроль вложений в ценные бумаги, проверяя суммы перечислений денежных средств.

В этом году первый раз пришли дивиденды по акциям, путем перечисление д/с на расчетный счет. По бух.учету данная операция была отражена проводкой

Дт 76 Кт 91

 

Инвентаризация финансовых вложений

Отдел бухгалтерского учета и контроля в конце года проводит инвентаризацию финансовых вложений, в результате чего составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

 

Учет выбытия вложений

Отдел учета имущества может отражать в бухгалтерском учете приход денежных средств на счет в банке от реализации ценных бумаг, выполняя проводки: Дт5100 Кт76.09–

Учет доходов от выбытия ценных бумаг отражается проводкой

Дт76 Кт91

На основании договора купли-продажи ценных бумаг, документов, подтверждающих переход права на ценные бумаги к покупателю и сделанных проводок, Отдел бухгалтерского учета и контроля может производить учет выбытия вложений, выполняя проводку:

Проводка: Дт 91 Кт58

Составление отчетности

Ежемесячно из МинФина печатаются главная книга, журналы-ордера и оборотные ведомости по 58 счету.

13.6 Учет кредитов и займов

В бухгалтерском учете расход денежных средств со счета в банке на предоставление займа отражается на счете 58.00 , выполняется проводка Дт5800 Кт5100.

Расчет процентов по предоставленному займу выполняется в соответствии с условиями договора займа. Делается проводка Дт 76 Кт 91

При поступлении денежных средств на счет в банке в счет погашения займа и процентов по нему отдел по учету имущества и затрат делает проводку:

Дт5100 Кт76 – погашение процентов по займу;

Дт5100 Кт5800 – возврат займа.

 

Ежемесячно Отдел финансовых расчетов производит:

— начисление и оплату процентов по банковским кредитам и полученным займам;

— перечисление ссудной задолженности, согласно графикам по действующим договорам;

— производит планирование начисления процентов по взятым кредитам и выданным займам, для предоставления в плановый отдел и отдел бюджетов;

а также отслеживает поступление сумм процентов, по выданным займам и возврат задолженности по этим займам.

Работники финансового управления проводят работу с банками по оформлению кредитов и банковских гарантий, согласованию процентной ставки по договорам, занимаются подбором документов необходимых для расчета возможного лимита задолженности перед банками, оформлением поручительств за дочерние организации.

 

Пролонгация займа

Если срок возврата займа истек, заключается либо дополнительное соглашение на пролонгацию займа, либо документы передаются в юридический отдел для выставления претензии.

13.7 Долгосрочное/краткосрочное планирование Д/С

Формирование бюджетных показателей.

Бюджетное планирование ведется в форме, разработанной в Компании — форма 52ПДДС.

Периоды планирования – годовой, квартальный, месячный.

План на месяц составляется 18 числа месяца предшествующего отчетному, 15 числа текущего месяца вносятся корректировки, согласно уточненным плановым показателям ОАО “Продажа нефтепродуктовЛ” и оперативным данным по входящему сальдо.

Для заполнения показателей формы по графе задолженность на начало периода из программы «Финансы» с помощью отчетов выбираются данные по дебиторской и кредиторской задолженности.

Кредиторская задолженность перед Компанией рассчитывается в финансовом отделе и представляется в отдел бюджетов.

На основании плановых данных коммерческой, плановой служб, оперативных расчетов финансовой службы составляются формы «Налоговый бюджет- Нлоги и сборы, Пени и штрафы», «План расходов по капитальным вложениям, прочим затратам (форма К2-П)», «План движения денежных средств», «План прибылей и убытков».

 

Экономическое управление представляет:

1. План отгрузки и реализации нефтепродуктов с указанием объемов (тонны, рубли) и направления отгрузок (тонны, рубли). В плане реализации также представлена плановая сумма расчетов общества с Компанией по закупке нефтепродуктов и плановая сумма выручки, которые являются основными показателями расходов и доходов общества.

2. Плановую смету затрат

3. Внереализационные и операционные доходы и расходы ( 17 и 18 формы) (план).

4. Сумму агентского вознаграждения (план).

 

Коммерческая служба представляет:

1. Расчет провозных платежей в разрезе действующих договоров (план).

 

Отдел бюджетов представляет расчет:

1. Показателей раздела налоговых платежей с использованием форм, разработанных Компанией – «Налоговый бюджет».

2. Показателей раздела «расходы по инвестиционной деятельности».

3. В разделе «Финансовая деятельность» планируется погашение обязательств по взятым кредитам и определяется необходимость в дополнительном привлечении средств.

Вышеперечисленные сведения отражаются в графе «Возникновение обязательств» с разделением на обязательства текущего и будущих периодов. Поступление выручки в текущем и следующем периоде планируется в соответствии с условиями договоров.

Плановая форма подписывается руководством НПО и направляется в Компанию для рассмотрения и утверждения.

Ежедневно в бюджетный отдел поступают первичные документы ( входящие счета, счета-фактуры ) с визами руководителя НПО и соответствующих служб. На каждом документе проставляется код, соответствующий строке бюджета согласно Классификатору платежей. Ежедневно проводится сверка движения денежных средств по данным общества и данным банка  на предмет правильности кодирования статей бюджета и соответствия установленным лимитам.

Долгосрочное планирование движения денежных средств осуществляется в форме (52ПДДС), по каждой из статей бюджета в соответствии с заключенными договорами.

Оперативное исполнение бюджета.

8 числа месяца, следующего за отчетным, составляется отчет об оперативном исполнении бюджета, на основании оперативной информации из комплекса «Финансы» с включением разделов «Налоговый бюджет», «Расходы по инвестиционной деятельности» в форме 52. Отчет предоставляется руководству НПО и в Компанию.

Фактическое исполнение бюджета.

25 числа месяца, следующего за отчетным, составляется отчет о фактическом исполнении бюджета, на основании фактической информации из комплекса «Финансы» с включением разделов «Налоговый бюджет», «Расходы по инвестиционной деятельности» в форме 52. Отчет предоставляется руководству НПО и в Компанию.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *